Un Software CMMS conviene anche a una piccola azienda?
Sì, un software CMMS può essere vantaggioso anche per una piccola azienda - PMI, anzi, questo tipo di software è ormai utilizzato il larga prevalenza dalle piccole imprese, mentre le realtà più strutturate optano per più completi sistemi di gestione degli asset.
Molte piccole società affrontano ancora le sfide legate alla gestione delle attività di manutenzione e ai servizi di facility con strumenti non specialistici (classico foglio excel, posta elettronica, telefonate….) con grande dispendio di risorse e dispersione delle informazioni, che nella migliore delle ipotesi sono reperibili in qualche modo e misura in un’unica fonte, la memoria del Responsabile Manutenzione!
Ecco perché un software CMMS può offrire vantaggi significativi per le piccole imprese:
- Gestione delle attività di manutenzione: un CMMS consente anche alle piccole aziende di organizzare e gestire le attività di manutenzione in modo sistematico.
Attraverso la creazione di ordini di lavoro, l'assegnazione di compiti ai tecnici con relative notifiche automatiche e il monitoraggio dello stato delle attività, un CMMS semplifica e razionalizza il processo di gestione delle attività di manutenzione.
- Miglior pianificazione e programmazione: un software CMMS consente di pianificare e programmare le attività di manutenzione in modo più facile ed efficiente, riducendo il tempo perso nella pianificazione manuale delle attività tramite automatismi e interfacce specifiche.
Questo oltre a semplificare il lavoro del Responsabile, permette di ottimizzare l'utilizzo delle risorse disponibili, ridurre i tempi di inattività e di lavoro straordinario e migliorare la produttività complessiva.
- Migliore tracciabilità e disponibilità delle informazioni: un software CMMS consente di tenere traccia delle attività di manutenzione eseguite come pure dei problemi relativi ai vari asset, dei tempi di lavoro, dei materiali utilizzati e dei costi associati e così via.
- Questo rende possibile avere uno storico accurato delle attività di manutenzione consultabile direttamente dal tecnico incaricato, oltre alla documentazione tecnica caricata sulla scheda dell’oggetto. Le informazioni possono inoltre essere utili, anche in forma di report, per scopi di rendicontazione, revisione e verifica di conformità.
- Ottimizzazione delle risorse materiali: un CMMS consente di gestire le risorse necessarie per le attività di manutenzione, come attrezzature, strumenti e parti di ricambio.
Per una piccola azienda con risorse limitate, l'ottimizzazione dell'utilizzo delle risorse del reparto può portare a una riduzione dei costi e a un utilizzo più efficiente delle attrezzature disponibili, prevenendo anche tempi di fermo legati all’indisponibilità di alcune di esse.
- Migliore manutenzione preventiva: Un CMMS permette di pianificare e attuare la manutenzione preventiva in modo più sistematico.A volte le piccole imprese non riescono nemmeno a svolgere questo tipo di interventi, talmente sono presi nella rincorsa continua alla risoluzione degli interventi a guasto!
Questa attività preventiva è la base di ogni ricerca di efficienza nell’organizzazione della manutenzione e contribuisce a prevenire guasti, a identificare tempestivamente i problemi ridurre drasticamente gli interventi a guasto e i relativi disservizi e a prolungare la vita utile degli impianti e delle attrezzature, riducendo i costi di manutenzione correttiva.
- Riduzione dei tempi di inattività: Un software CMMS aiuta a ridurre i tempi di inattività non programmati, poiché consente di prevedere e gestire le attività di manutenzione in modo tempestivo e regolare, prima che si verifichi un problema. Ciò significa che una gran parte delle attività di manutenzione possono essere pianificate in anticipo, evitando interruzioni impreviste delle operazioni.
- Facilità di utilizzo: Molti CMMS sono progettati per essere user-friendly e facilmente accessibili anche per le piccole aziende. L'interfaccia intuitiva e l'implementazione semplificata consentono un rapido adattamento e una rapida adozione da parte del personale.
Cruscotti e reportistica, anche se non sofisticati, migliorano moltissimo la consapevolezza della situazione, consentendo e facilitando l’analisi dei dati ora disponibili nel sistema, evitando di perdere tempo in attività ripetitive che non richiedono realmente l’attenzione di manutentori e Responsabile.
In definitiva, un software CMMS può portare numerosi vantaggi alle piccole aziende – PMI, come una migliore e più semplice pianificazione, una gestione delle attività di manutenzione più efficiente, una riduzione dei tempi di inattività e un migliore utilizzo delle risorse disponibili e la disponibilità di tutte le informazioni, lo storici e la documentazione in forma organizzata e facilmente consultabile direttamente da chi ne ha titolo e necessità.
Immaginiamo quanto tutto questo può semplificare i flussi di lavoro e migliorare l’efficienza del reparto, per il raggiungimento degli obiettivi aziendali (es. risparmio, maggiore produttività, qualità, ecc.)
Nella scelta del sistema software tuttavia, è importante valutare le esigenze specifiche dell'azienda presenti e future e scegliere un CMMS che si adatti al meglio possibile alle sue dimensioni e alle sue esigenze operative.
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